Vi setter strøm på papir

Teknologi

Med innføring av digital signatur fjerner Skanska det siste store hinderet for virkelig å bli kvitt de store papirbunkene.

– Vi gjennomfører for tiden en digital transformasjon; vi setter strøm på papir og digitaliserer våre arbeidsprosesser. Innføringen av digital signatur gjør at vi tar et stort sprang inn i fremtiden. Det å bli kvitt penn og papir er avgjørende for å nå våre ambisjoner, forteller Jo Mortensen. Han er leder av Skanska Digital og har ansvaret for å lede Skanska gjennom den digitale revolusjonen.

Han forteller engasjert om alt det spennende som er på gang i Skanska; roboter, droner, digitale verktøy, Virtual Reality. Listen over digitaliseringsprosjekter er lang, men det skulle bare mangle, for Skanska har satt seg høye mål i sin digitaliseringsstrategi; – Vi skal være ledende i byggenæringen når det kommer til digitalisering. Jo er imidlertid påpasselig med å presisere at det ikke finnes teknologiprosjekter i Skanska: – Vi digitaliserer ikke for teknologiens skyld. Prosesser og digitale verktøy utvikles hånd i hånd. Alle utviklingsprosjektene til Skanska Digital er derfor forretningsutviklingsprosjekter. Det gjelder også innføringen av digital signatur.

Digital signatur

Jo sitter på en benk i Skanskas nye hovedkontor å snakker digitalisering sammen med Simen Løvgren og Nina Hox-Meedum. Simen er forretningsutvikler og ansvarlig for innføringen av digital signatur i Skanska, mens Nina er salgsansvarlig for bolig i Skanska Eiendomsutvikling. Det er nettopp innen signering av kjøpskontrakter for boligkunder at Skanska har kommet lengst i implementeringen av digital signatur. – Vi tilbyr digital signering til alle boligkjøperne våre og tilbakemeldingen er veldig tydelig; dette vil boligkjøperne ha, forteller Nina. Hun kan fortelle at hvert eneste boligsalg gjennomført på tradisjonell måte genererer rundt 200 sider papir. Og når Skanska selger rundt 400 boliger hvert år, så snakker vi om betydelige mengder papir, toner og ikke minst tid som kan bespares. Når man i tillegg legger til alle kontrakter med leverandører og ansettelseskontrakter blir den totale papirmengden helt enorm.

– Digital signatur høres ikke like sexy ut som roboter, droner og virtual reality, som vi også jobber med. Det er imidlertid umåtelig viktig for oss å implementere dette, da det på mange måter er det siste store hinderet for å bli kvitt de store papirbunkene. Nå kan endelig alt foregå 100 % digitalt, forteller Simen, som har jobbet med å få løsningen på plass i lang tid.

Effektivt, sikkert og miljøvennlig

Målet til Skanska er at alle kontrakter signeres digitalt innen utgangen av 2018. Selskapet har gjennomført flere pilotprosjekter siste året, og er nå klare til å implementere digital signeringen for alle ansettelseskontrakter, boligkjøpskontrakter og kontrakter med leverandører. Den eneste begrensningen er at kontraktspartnere må være norske.

– Miljøgevinsten er selvsagt viktig. Effektiviseringsgevinsten og den økte sikkerheten vi oppnår er imidlertid minst like viktig, forteller Simen engasjert. Han ser et stort potensial for løsningen innen en rekke områder i Skanska.

Jo og Nina nikker anerkjennende når Simen forteller: – Vi er kommet godt i gang, men likevel er dette bare en begynnelse. Vi begynner med boligkjøpere, HR og leverandører, og fortsetter med bygg- og anleggskunder.

– Digital signatur kan brukes til å signere mange ulike dokumenter mellom personer og kan også brukes til å forsegle dokumenter på vegne av virksomheten. Felles for alle bruksområdene er at vi oppnår høy integritet, effektivitet og sikkerhet i fulldigitale prosesser, fastslår Jo.

Nina bryter inn og forteller om ambisjonen Skanska Eiendomsutvikling har om å digitalisere hele kundereisen til boligkjøperen. Det pågår for tiden utvikling av digitale løsninger for både tilvalg og kjøpstilbud. – Digital signering er første steg på veien mot en heldigital kundereise, forteller hun, men legger til at de kundene som ønsker å ha et fysisk møte og signere på tradisjonell måte selvsagt fortsatt vil få tilbud om dette.

Hvordan fungerer det i praksis

Det er kjente løsninger som de aller fleste nordmenn bruker jevnlig som ligger til grunn for løsningen. – Terskelen for å ta denne løsningen i bruk er lav. Sagt forenklet så bruker man Bank ID til å signere, enten ved hjelp av kodebrikken de aller fleste har fått av banken, eller Bank ID på mobil, forteller Simen.

Hvis man skal forklare det litt mer teoretisk, så baserer løsningen seg på en såkalt elektronisk ID (eID). En eID fungerer på samme måte som et vanlig papirbasert identifikasjonskort. Selve signeringen skjer i en portalløsning. Dokumentet som skal signeres opprettes som en PDF forberedt for digital signering. Dokumentet sendes så til mottaker, eller eventuelt flere mottakere, som skal signere. De får en SMS/ e-post med lenke til signeringen. Signeringen gjøres så med mottakers eID, enten i en nettleser, på mobil eller nettbrett. Når dette er gjort har man et signert og beseglet PDF-dokument som Skanska arkiverer i sitt dokumentsystem. Løsningen Skanska har valgt tilfredsstiller for øvrig EUs nye personvernforordning (GDPR) som innføres i 2018.

Jo Mortensen, Simen Løvgren og Nina Hox-Meedum er alle engasjert i utrullingen av digital signatur i Skanska Norge.